Xây dựng hệ thống lương 3P và công cụ đo lường BSC – KPIs
Cơ cấu tổ chức của công ty SMEs Vietam
Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, tổng giám đốc, các giám đốc chức năng: Giám đốc tài chính, Giám đốc nhân sự & Marketing, Giám đốc kinh doanh vùng, Giám đốc cung ứng, Giám đốc Sản xuất, Giám đốc vận hành.
Bộ phận trong sơ đồ tổ chức
- Chủ tịch HDQT & Tổng Giám Đốc
- Kế toán trưởng & Nhân sự
- Giám đốc Sales
- Giám đốc Marketing
- Giám đốc sản xuất & Cung ứng
- Giám đốc sáng tạo
- Giám đốc IT
Thực trạng và khuyết điểm của việc trả lương hiện tại
Thực trạng
- Hiện tại Công ty đang trả lương theo thời gian 8 giờ/ngày, 40 giờ/tuần, 22 ngày/tháng.
- Công ty chưa xây dựng chính sách lương. Mức lương được trả là mức lương thỏa thuận giữa công ty và nhân viên.
- Một số vị trí liên quan đang có chế độ trả lương đặc biệt: Trả thêm ngoài quỹ lương, người thân, người nhà, nhân sự lâu năm không theo barem công ty.
- Có thực hiện đánh giá KPI hàng tháng, nhưng chỉ mang tính hình thức, các bộ phận khác chưa triệt để và nghiêm túc.
Khuyết điểm
- Chưa có căn cứ để đánh giá các giá trị vị trí công việc để trả lương cho phù hợp theo vị trí.
- Chưa dựa trên năng lực của nhân viên để trả lương theo năng lực.
- Chưa đánh giá kết quả công việc thực tế của tất cả nhân viên để trả lương. Việc đánh giá chỉ mang tính chất thủ tục, không phản ánh kết quả thực tế của công việc.
- Chưa thể hiện được sự công bằng trong việc trả lương, công bằng giữa các vị trí với nhau, công bằng giữa công ty và người lao động.
- Chưa thống nhất được cách trả lương, dó đó có sự bất công bằng trong mức lương của cùng vị trí.
- Chưa khuyến khích và động viên nhân viên thông qua việc trả lương.
- Chưa xây dựng được chính sách trả lương.
XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH LƯƠNG THEO PHƯƠNG PHÁP 3P
Mục đích của việc xây dựng chính sách lương
Từ thực trạng của việc trả lương hiện tại của các công ty SMEs Vietnam, Equitix giúp founders xây dựng chính sách trả lương để giúp cho công ty có được công cụ trả lương khoa học và hiệu quả. Một chính sách trả lương đảm bảo ba mặt: Công bằng – Cạnh tranh – Hợp lý.
Cơ sở lý luận
Tiền lương là gì?
Tiền lương là giá cả sức lao động, sự thỏa thuận của 2 bên theo quan hệ CUNG -CẦU lao động trên thị trường lao động. Công ty trả lương cho nhân viên thông qua chính sách lương 3P.
Vai trò và ý nghĩ của việc xây dựng chính sách lương3P
- Trả lương công bằng theo vị trí công việc (P1), năng lực (P2) và kết quả công việc (P3).
- Định vị được thang lương trên thì trường lao động để có cơ sở đưa ra các chính sách phù hợp nhằm giúp cho Công ty đạt được mục tiêu kinh doanh trong từng thời điểm.
- Giúp Công ty quản lý tốt nguồn nhân lực, hoạch định nguồn nhân lực khoa học hợp lý.
Mục tiêu của việc xây dựng Chính sách lương
- Thống nhất việc trả lương trong công ty
- Tạo sự công bằng và thừa nhận sự đóng góp của nhân viên
- Tạo động cơ làm việc cho nhân viên
- Giữ chân được người tài làm việc lâu dài cho công ty
- Thu hút được những người giỏi
- Đảm bảo việc trả lương hiệu quả và phù hợp với khả năng tài chính của công ty.
- Phù hợp với pháp luật lao động
Xây dựng chính sách lương theo phương pháp 3P
Việc xây dựng chính sách lương theo phương pháp 3P (Vị trí công việc – Position, Năng lực – Person, Kết quả công việc – Performance) dựa trên mô hình quản lý nguồn nhân lực sau:
Hình 1: Tất cả vị trí trong công ty được đo lường giá trị của mình chi tiết, khoa học phù hợp với khung lương, quỹ lương cho phép của phòng tài chính và cấp bậc ảnh hưởng phù hợp với quy mô doanh số công ty, nghĩa là founders không bị trá hớ so với quy mô hoặc trả dưới khả năng nên trả ở vị trí của nhân sự mình tuyển dụng.
Dùng để:
– Trước khi tuyển dụng ai đó, chúng ta nên đánh giá kĩ tính chất CV ở vị trí chúng ta chuẩn bị tuyển dụng, tên gọi chức danh và cấp bậc để xác định tính chất và mô tả CV, từ đó xác định khung lương (Min – Max) và tối đa hoá việc sử dụng khả năng của từng người, tránh tuyển người giỏi quá so với quy mô và tuyển người không đủ khả năng hoàn thành CV phù hợp với quy mô hay chức danh mà ta gọi tên.
Tất cả sự ức chế và làm việc nửa vời phát sinh từ nhân sự đến từ sự thoả thuận không rõ ràng giữa người sử dụng lao động và người được tuyển dụng ngay từ khi bắt đầu vào công ty. Nhân sự cống hiến dưới sức vì (a) không được đánh giá và công nhận đúng khả năng hoặc (b) được trả quá cao so với khả năng thật sự.
– Đánh giá lại các nhân sự đã có trong công ty trong quá khứ do quá trình tuyển dụng trước đó chưa phù hợp, để giao tiếp và cho đội ngũ biết họ hiện đang ở đâu, vị trí và tên gọi chức danh nào phù hợp với quy mô doanh số công ty để có kế hoạch đánh giá và thăng tiến cho phù hợp với người cũ và người mới, tránh người mới năng lực vượt trội hơn và người cũ có sự thân thiết, gắn bó trước đó với công ty/founders trở thành nút thắt cổ chai của DN trong việc tuyển dụng và phát triển nhân tài, quản lý trong tương lai.
– Có tầm nhìn phát triển từng cá nhân lên vị trí mới khi có các yêu cầu và tiêu chí đánh giá cấp bậc của mình đang đảm nhiệm để phấn đấu trong công ty, khiến nhân sự đi làm không chỉ vì tiền lương và thu nhập, làm lý do duy nhất gia nhập tổ chức, ngoài ra còn có:
- Môi trường văn hoá, năng lượng lành mạnh
- Công ty có văn hoá và phong cách quản lý hiện đại
- Lộ trình thăng tiến bài bản, khoa học
- Được trả lương và thăng tiến phù hợp với kết quả CV mình phấn đấu và tạo ra
Hình 2: Các yếu tố ảnh hưởng đến khung lương của một vị trí được tuyển dụng vào công ty, để founders không tuyển quá trần mức lương vượt quá so với quy mô doanh số, founders cũng không đánh giá và tuyển dụng người khác dưới mức lương họ nên được trả phù hợp với nhu cầu công ty.
Logic quy ra từ điểm đánh giá các yếu tố ảnh hưởng của một vị trí chức danh tương đương với a) tính chất CV, b) quy mô doanh thu, c) khung lương ở vị trí (min – max) để chi phí quỹ lương không vượt quá quy mô, con người.
Hình 3: Từ số điểm quy ra được ở trên, quy chiếu/tham chiếu từ bảng tính hệ số góc đo lường và quy số điểm ảnh hưởng thành cấp bậc cụ thể theo 7 cấp bậc theo lộ trình thăng tiến mà Equitix xây dựng cho founders, để quy ra mức khung lương (Tối thiểu – Trần lương) tại cấp bậc trong công ty phù hợp với tính chất công việc tại vị trí đó.
Có 2 ngạch lương:
- Chuyên gia: Tập trung chuyên môn
- Quản lý: Tập trung giải quyết các vấn đề con người
Cấp bậc:
- Xanh lá cây: Nhân viên
- Tím: Giám sát
- Lam: Trưởng phòng.
- Cam: Giám đốc chức năng
- Xám nhạt: Phó tổng GD
- Hồng: Tổng giám đốc
Hình 4: Phương pháp so sánh cặp (Comparision Method), xác định tỉ trọng các yếu tố theo %.
Hình 5: Xây dựng bộ từ điển năng lực theo Đức – Tài và lộ trình thăng tiến nhân sự từ:
- Cấp 7 (Lao động phổ thông)
- Cấp 6 (Thừa hành)
- Cấp 5 (Giám sát)
- Cấp 4 (Trưởng phòng)
- Cấp 3 (Giám đốc)
- Cấp 2 (Phó tổng GD)
- Cấp 1 (Tổng giám đốc)
Với định biên quản lý hiệu quả từ 6 – 8 sẽ có một quản lý trực tiếp.
Vậy với các SMEs có quy mô từ 40 – 50 người chỉ có chức danh Trưởng phòng/Manager là cao nhất ở trong công ty, Giám đốc điều hành tức là General Manager chứ không phải General Director – Tổng giám đốc tương đương quy mô 360 – 800 tỉ/1 năm.
Mỗi vị trí trong các cấp bậc này đều có các quy định về năng lực cần có ở cả 3 tầng: Chiến lược, quản trị, quản lý và chuyên môn/thừa hành với định biên quản lý phù hợp với quy mô doanh số và mỏ neo % tài chính.
Ở mỗi cấp bậc trong sơ đồ tổ chức có lộ trình thăng tiến nhân sự từng phòng ban, sẽ có bộ từ điển năng lực tương ứng quy định rõ yêu cầu năng lực ở cấp bậc và vị trí: Khoa học, công bằng, rõ ràng và có lộ trình phấn đấu, học tập và thăng tiến.
Bộ từ điển năng lực – KEEFIAS:
- K – Knowledge: Kiến thức
- E – Education: Học vấn
- E – Experience: Kinh nghiệm
- S – Skill: Kĩ năng
- F – Flexibility: Sự linh hoạt
- I – Interaction: Sự tương tác
- A – Attitude: Thái độ
KEES: Tài năng, kĩ năng, kinh nghiệm, phương pháp để hoàn thành CV.
FIA: Đức, sự hoà hợp để làm được việc, sẵn sàng hợp tác và nỗ lực hoàn thành công việc.
Required Proficient: Yêu cầu thành thạo tại chức danh và cấp bậc.
Available: Ứng viên đang có năng lực ở cấp độ bao nhiêu.
Các cấp bậc về sự thông thạo thành tố năng lực:
- Limited: Không cần phải biết
- Basis: Cơ bản
- Proficient: Đủ để làm việc
- Advanced: Cao cấp
- Expert: Chuyên gia
Hình 6: Câu hỏi đánh giá năng lực nhân sự theo Đức – Tài khoa học theo tiêu chí STAR (Situation – Bối cảnh, Task – Công việc, Action – Hành động, Result – Kết quả), nghĩa là nhân sự phải trải nghiệm qua mới thể hiện kết quả đánh giá thuyết phục cho việc xếp hạng từng năng lực với cấp bậc.
Này nên tổ chức hằng năm một lần để làm cơ sở tăng lương khoa học – Performance Review.
Người phỏng vấn cũng là người đủ trình độ và trải nghiệm để đánh giá công tâm và đủ chất lượng theo lộ trình thăng tiến của nhân viên.
Competency – asked Questions: Bộ câu hỏi để phỏng vấn và hỏi từng năng lực được chấm điểm theo tiêu chuẩn STAR.
Số lượng năng lực: 70 – 90 năng lực cho/1 phòng ban.
Phân tích bạn nhân viên được phỏng vấn có năng lực đang ở đâu so với cấp bậc và nếu bị lệch chuẩn năng lực, bạn cần phải hoàn thiện gì để được trả lương cao hơn.
Điều này có nghĩa là nếu một nhân sự trẻ hơn có chứng minh được kết quả công việc và năng lực theo KEES – FIA thì họ vẫn được thăng tiến, tiêu chí thâm niên chỉ là 1 tiêu chí nhỏ trong các yếu tố để cất nhắc một con người, từ đó cả tổ chức sẽ phấn đấu vì lợi ích và sự phát triển của cá nhân mình.
Một cách gián tiếp, founders sẽ tạo ra một tổ chức tự năng nổ học tập để thăng tiến và giúp cho công ty đạt được mục tiêu tài chính, kinh doanh.
Hằng năm, khi quỹ lương và cấu trúc chi phí không thay đổi đáng kể, đội ngũ càng giỏi lên tức là tổ chức sẽ càng kiếm thêm được nhiều lợi nhuận.
Đừng để tiệc cuối năm (YEP) vinh danh, chúng ta khen thưởng và thăng tiến sai cách làm cho nhân sự ức chế và … ra đi đầu quân cho công ty khác.
Hình 7: Bảng lương đo lường BSC – KPIs vị trí CFO – Giám đốc tài chính ảnh hưởng thế nào đến chiến lược kinh doanh từ đầu năm, phân bổ cho các phòng ban, cho từng cá nhân và chúng liên kết chặt chẽ với nhau để cùng đạt kế hoạch tài chính (Doanh số, Chi phí, Lợi nhuận) trong năm tài chính.
Vậy các vị trí khác trong công ty: Sales, Marketing, RnD, HR, Kế toán, Chuỗi cung ứng, giao hàng, sản xuất, IT sẽ được xây như thế nào, cùng tham gia thảo luận với Equitix nhé, mối liên hệ chặt chẽ giữa:
- Chiến lược công ty theo tài chính
- Hành động công ty theo tài chính
- Hành động từng phòng ban theo tài chính
- Hành động từng cá nhân theo cấp bậc theo tài chính
- KPIs cho từng cá nhân
- Sâu chuỗi giữa mục tiêu đầu năm và mục tiêu từng phòng ban, cá nhân
- Cá nhân đạt được mục tiêu KPIs, đội nhóm, phòng ban đạt KPIs, Founder/CEO và HDQT đạt hiệu quả tài chính theo KPIs hằng năm.
- Báo cáo và biểu mẫu xây dựng theo BSC – KPIs từng cá nhân liên đới và liên kết chặt chẽ với nhau
- Cơ sở thăng tiến cá nhân theo số liệu, hiệu quả tài chính và thăng cấp bậc, trả lương
Hình 8: Mô hình đánh giá mức độ giao tiếp của các cấp bậc trong công ty.
Hình 9: Mức độ ảnh hưởng vá giá trị đóng góp của các cấp bậc trong công ty được xếp hạng theo thứ tự.
Các nhân sự thuộc Equitix Investing đều đủ khả năng để deal ngược lại lương với nhà tuyển dụng vì bản thân mình được đánh giá rất chi tiết.
Còn nhà tuyển dụng thì … chưa xây được.
Muốn là số ít công ty bài bản về xây dựng hệ thống lương 3P & BSC – KPIs, liên hệ Equitix ngay nhé!
Hiện Equitix đang có các lớp tăng tốc quản lí, quản trị và hiểu biết sâu sắc kinh doanh qua lăng kính tài chính dành cho Founders chuyên sâu như sau, anh em đăng kí quý 4.2024 (HCM + HN + Đà Nẵng)
a) Khóa 01: Tài chính & kế toán dành cho founders không chuyên, học để cùng ngôn ngữ với bộ phận kế toán & tài chính trong điều hành và quản lí tài sản cũng như hiểu ngôn ngữ của cổ đông và nhà đầu tư tài chính chuyên nghiệp.
10 – 12 buổi
b) Khóa 02: Vận hành, tổ chức & Quản lí DN theo kế hoạch tài chính (Doanh số, chi phí, lợi nhuận)
8 – 10 buổi
c) Khoá mentoring 1:1 Tài chính theo Case Studies và dữ liệu doanh nghiệp
– Buổi tối (15 – 18 buổi)
– Học phí sẽ báo theo nhu cầu (sau phỏng vấn 1:1) tương đương với mô hình KD, dữ liệu kế toán hiện có và nỗi đau mà founders cần giải quyết, riêng tư và bảo mật thông tin.
d) Khoá Mentoring cho F1, F2, F3 – Quản lí tài sản
– Học phí sẽ báo theo nhu cầu (sau phỏng vấn 1:1) tương đương với mô hình KD và nỗ lực hành động của bạn.
– Học phí đóng theo tháng/tối thiểu 12 tháng/48 – 52 buổi.
Thông tin giảng viên: Lucas Phung.
Feedback của founders/CEO.
